Учет расходов

Порядок учета расходов при утере работником посадочного талона изложен в письме Минфина РФ №03-03-06/2/28296 от 18.05.2015г., а именно:

1. В ст. 167ТК РФ указано, что работнику, направленному в служебную командировку, организация гарантирует сохранение рабочего места, средней зарплаты и компенсацию расходов, связанных с рабочей поездкой. Расходы, связанные с командировкой, согласно ст. 264 НК РФ, п.1, пп.12, относятся к прочим производственным и реализационным расходам.

2. Расходы, указанные как командировочные, должны соответствовать критериям, изложенным в ст. 252 НК РФ, п.1, производится исключительно в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода в будущем, быть экономически обоснованными и подтвержденными документально в соответствии с законодательством.

3. Согласно ст.252НК, документом, подтверждающим расходы, связанные с командировкой, является авансовый отчет работника, к которому должны прилагаться оправдательные документы – гостиничные счета, ж/д билеты, авиабилеты и прочие, в том числе и приказ о командировке с подписью руководителя и печатью организации.

4. При оформлении электронных проездных документов, нужно учитывать Приказ Минтранса РФ №134 от 08.11.06, п.2, согласно которому электронный билет, квитанция, выписка из информационной системы авиаперевозок – это документ строгой отчетности и используется юрлицами для осуществления денежных расчетов или расчетов с применением платежных карт без использования контрольно-кассового оборудования.

Отсюда следует, что если авиабилет приобретался через интернет или другую электронную систему (бездокументарная форма), то подтверждением расходов в данном случае будет сформированная автоматически этой системой квитанция (счет-фактура), распечатанная на бумажном носителе.

Если посадочный талон утерян.

1. Согласно Приказу Минтранса РФ №82 от 28.06.07, п.84, пассажиру, при регистрации на рейс, авиаперевозчиком выдается посадочный талон с его ФИО, номером рейса, датой и временем вылета, маршрутом и номером посадочного места. Так как талон выдает авиаперевозчик, в случае его утери, в качестве подтверждающего расходы документом, может служить справка от авиаперевозчика или его представителя.

2. Если отсутствует и талон, и справка, подтверждающая факт использования сотрудником авиабилета, такой расход не может учитываться в целях налогообложения прибыли, так как не соответствует ст. 252 НК РФ – отсутствует документальное подтверждение расходов.

Специалисты нашей компании «TaxTechnologyGroup» полностью согласны в этом вопросе с Минфином РФ, а также считают необходимым взять с сотрудника, потерявшего посадочный талон, пояснительную записку, завизированную руководителем компании на предмет возмещения расходов.