Как налоговики находят опасную информацию о сделках в переписке бухгалтеров???

Главбухи рискуют, когда переписываются с контрагентами. На проверке налоговики могут добраться до почты и прочитать сообщения. В них находят опасную информацию о сделках. Если бухгалтеров уличат в обсуждении незаконных схем, то компании не отбиться от претензий. Как общаться с контрагентами, чтобы не оставить налоговикам компромат?

Налоговики проверяют переписку между контрагентами и находят сообщения, которые доказывают схемы. Так, инспекторы вскрыли письма бухгалтеров и доначислили почти 1 млрд руб. сети ресторанов «Корчма „Тарас Бульба“».

Сейчас контролеры стали регулярно ссылаться в судах на переписку контрагентов. Причем не важно — большая компания или маленькая, переписку могут изучить у кого угодно,это следует из судебной практики.

Какая переписка вызовет подозрения

Опасно общаться с контрагентом по электронной почте, через sms или мессенджеры. Контролеры могут получить доступ к любой переписке, если компания привлечет их внимание.

Налоговики рассказали, что их заинтересует содержание деловой переписки в двух случаях. Первый — если на проверке они соберут недостаточно доказательств нарушений компании, чтобы доначислить налоги. Второй — если во время ревизии инспекторы нашли не менее 5 млн руб. сокрытых налогов. Тогда проверка может привести к уголовному делу и надо будет передавать материалы следователям (ст. 199 УК). В обоих случаях ревизоры будут искать дополнительные основания для доначислений.

Внимание налоговиков привлечет не только прямое обсуждение схем. По словам самих проверяющих, часто в переписке они находят именно зашифрованные сообщения. Если контрагенты и обсуждают что-то незаконное, то делают это завуалированно.

Скрыть переписку не помогут даже электронные адреса, которые не относятся к сторонам сделки. Судебная практика это подтверждает.

Как инспекторы используют переписку в судах

Если дело доходит до суда, то контролеры ссылаются на письма поставщика и покупателя, чтобы доказать схему. Далее четыре показательных примера, как налоговики это делают.

Дело № 1 Обналичка

Исходя из переписки установлен процент обналичивания денежных средств для общества, который составлял 7–9 процентов в зависимости от суммы перечисления.

Решение Арбитражного суда Москвы от 03.11.2017 № А40-107139/17-108-1095 

На проверке инспекторы обнаружили, что сотрудник компании заказывал обналичку. Это вычислили по электронной переписке между неизвестными под псевдонимами «Рыжий Бобрик» и «denis_980». В переписке фигурировали даты и суммы подозрительных перечислений.

Налоговики сопоставили данные из сообщений с выписками по счетам организации. Инспекторы увидели, что деньги шли однодневкам. Ревизоры обнаружили, что «denis_980» был в курсе, когда проверяемая компания собирается перечислять деньги. Значит, имел к ней отношение.

Кроме того, в письмах неизвестный «denis_980» назвал свой мобильный телефон, а директор сообщил налоговикам тот же номер как телефон директора департамента финансового контроля компании. Суд сделал вывод: «Характер переписки указывает на то, что „Рыжий Бобрик“ предоставляет услуги по обналичиванию денежных средств».

Одной переписки контрагентов недостаточно, чтобы доказать схему для обналички. Должны быть и другие аргументы.

Инспекторы будут искать однодневки в цепочке поставщиков, транзитный характер сделки, отсутствие персонала и имущества у контрагента (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 08.12.2017 № Ф04-5046/2017). Кроме того,налоговики должны подтвердить, что деньги возвращались в компанию (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 01.12.2016 № Ф09-10350/16). 

Дело № 2 Лишние посредники

В изъятом ноутбуке бухгалтера предпринимателя содержится переписка с бухгалтером общества по вопросу о возмещении НДС и счета-фактуры, оформленные от имени ООО…

Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 12.05.2017 № Ф08-2503/2017 

Инспекторы заподозрили, что компания накручивает вычеты НДС. Ведь между производителем и конечным покупателем было еще три посредника. На проверке инспекторы изъяли ноутбук главбуха.

В ноутбуке была переписка бухгалтера непосредственно с производителем товара. То есть конечный покупатель общался с ним напрямую. Вместе с другими доказательствами суд принял аргумент налоговиков.

Инспекторы пытаются доказать, что компания искусственно ввела посредников в сделки, чтобы завысить расходы и вычеты НДС. Ссылки на прямую переписку с производителем суды примут, если у посредников есть признаки сомнительных организаций, а сами поставки фиктивны. Но сделки с реальными поставщиками получится защитить (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.09.2017 № Ф07-9390/2017).

Дело № 3 Черная бухгалтерия

В электронной переписке <…> вел переговоры с поставщиками от имени спорных контрагентов и просил выставить счета на согласованную им номенклатуру на организации…

Решение Арбитражного суда Москвы от 29.12.2017 № А40-131820/17-75-1482 

Бухгалтер на свою почту получал счета от поставщиков в адрес спорных контрагентов. Информацию об их платежах поставщикам бухгалтер заносил в таблицу. Он вел учет платежей однодневкам и реальным поставщикам товара. Налоговики вычислили в цепочке фиктивных контрагентов, которых специально ввели для обналички. А компания вела черную бухгалтерию.

На выездной проверке инспекторы могут провести выемку (подп. 3 п. 1 ст. 31 НК). Контролеры ищут в том числе документы контрагентов организации. Например, в компьютере главбуха налоговики могут найти счета-фактуры и накладные контрагентов. Налоговики решат, что компания сама составляла документы от имени поставщиков. Тогда суд согласится, что сделки были фиктивные

Дело № 4 Завышение цены

Выявленные факты свидетельствуют <…> о характере взаимоотношений с указанной организацией <…>, используемой ЗАО <…> исключительно для завышения стоимости приобретаемого товара.

Решение Арбитражного суда Москвы от 06.07.2017 № А40-32793/17-75-254 

Инспекторы заподозрили, что контрагенты в сделке подконтрольны, а компания их ввела, чтобы завысить стоимость товара. К такому выводу инспекторы пришли, когда изучили переписку главбуха и замдиректора департамента финансов. В ней были сообщения, например, такого содержания: «В каком состоянии фирмы уточнит <…> в зависимости от этого пришлет, что нам может грозить». «Вам завтра перезвонит <…>. С ней можно выбрать фирму (ХИ, Химресурс, Промхимснаб)».

Сам факт того, что инспекторы нашли на проверке переписку о спорной сделке, еще не доказательство нарушений. Контролеры должны объяснить, какое отношение корреспонденция имеет к спору (ст. 64, 67 АПК). Кроме того, инспекторы должны пояснить, какие нарушения подтверждает переписка (п. 8 ст. 101 НК). Если ревизоры этого не сделали, то суд не примет переписку как доказательство (решение Арбитражного суда Москвы от 04.08.2017 № А40-39750/17-108-309).

Как обезопасить компанию

 Составьте для сотрудников регламент, как правильно вести деловую переписку. Если работники будут его придерживаться, то меньше риск, что налоговики найдут в сообщениях компромат.

Специалисты советуют объяснить работникам, для чего компания разработала регламент. Будет нелишним устроить работникам обучение. Надо рассказать, как вести деловую переписку в официально-деловом стиле, что уместно обсуждать в сообщениях, а что нет.

Объясните работникам, что нельзя давать в деловой переписке свои личные контакты. Иначе инспекторы на проверке могут также вскрыть личные почтовые ящики (решение № А40-107139/17-108-1095).

Юристы компании могут проверять деловую переписку, главное, предупредить об этом участников. Это поможет выявить опасные сообщения и заранее подготовиться к вопросам инспекторов.